なぜ、わざわざ画像を保存してから挿入するのですか？
業務報告書やマニュアルを作成する際、画面のキャプチャを撮るために「PrintScreenキー」を押し、ペイントソフトを開いて貼り付け、名前を付けて保存し、Wordで「挿入」ボタンを押す……。そんな手順を繰り返していませんか？
実は、Wordにはそんな面倒な工程をすべて吹き飛ばす、「スクリーンショット」機能が標準搭載されています。今回は、脱初心者を目指す方に向けて、この機能を「実務」で効率的に使いこなすコツを伝授します。
「挿入」タブの隠れた実力者
Wordのメニューバーにある「挿入」タブを見てください。「図」グループの中に「スクリーンショット」というアイコンがあります。
ここをクリックすると、現在PC上で開いている他のウィンドウが一覧で表示されます。それを選択するだけで、そのウィンドウの画像がそのままWord内に配置されるのです。
これだけでも便利ですが、実務でさらに役立つのが、そのすぐ下にある「画面の領域」という機能です。
「画面の領域」で報告書の質を上げる
「画面の領域」をクリックすると、Wordが一時的に最小化され、画面全体が白っぽくなります。その状態で、マウスを使って必要な箇所だけをドラッグしてみてください。マウスを離した瞬間に、指定した範囲だけが切り取られた状態でWordに貼り付きます。
この機能が優れているのは、以下の3点です。
1. 不要な個人情報やタスクバーを隠せる
画面全体を撮ると、見せたくないデスクトップのアイコンや、時刻、通知などが写り込んでしまいます。「画面の領域」を使えば、必要な操作画面だけをピンポイントで切り抜けるため、セキュリティ面でも安心です。
2. トリミング作業が不要になる
Wordに貼り付けた後に「トリミング」機能で削る必要はありません。最初から必要な部分だけを取り込むため、ファイル容量の節約にもなり、ドキュメントが重くなるのを防げます。
3. 複数枚のキャプチャも一瞬
マニュアル作成などで「クリック→入力→確定」といった一連の流れを記録する場合、この機能をショートカットのように活用すれば、驚くほど短時間で資料が完成します。
ベテラン講師からのワンポイントアドバイス
実務では、キャプチャを貼った後に「枠線」を付けるのが鉄則です。画像が背景に溶け込んでしまうと、どこがキャプチャか分かりにくくなるからです。
スクリーンショットを挿入したら、そのまま画像を選択し、「図の形式」タブから「図の枠線」を選び、グレーや黒の細い線を追加してみてください。これだけで、書類の「プロっぽさ」が格段に上がります。
「保存」という手間を一つ削るだけで、あなたの作業時間は年間で数時間単位の短縮になります。ぜひ明日からの業務で試してみてください。
